Cómo cargar facturas de proveedores en Tango sin tipear

Si administrás un estudio o el área de finanzas de una PyME que ya trabaja con Tango Gestión, la escena es siempre la misma. El proveedor manda un PDF por mail. A veces una foto por WhatsApp. De vez en cuando, el XML. Alguien abre Tango, busca al proveedor y tipea tipo, punto de venta, número, fecha, netos, IVA, percepciones y vencimiento. Revisa que el total cierre. Pasa a la siguiente.

Esta es una guía de operador. No sirve para emitir facturas de venta. Sirve para cargar facturas de compra: las que te mandan a vos y que tienen que terminar en Tango Compras.

Emitir no es cargar

FacturoFacil, YoFacturo y el resto de los facturadores resuelven la punta de emisión: sacar el comprobante, pedir el CAE, mandárselo al cliente. Cargar compras es al revés. El comprobante ya existe. Tu equipo lo lee, lo controla y lo deja en Compras.

Tango ya registra el comprobante, arma el Libro IVA Compras, lleva la cuenta corriente acreedora y genera el asiento. El cuello de botella no es el ERP. Es el tipeo y el desorden previo: archivos sueltos, tres casillas y un Excel de vencimientos al costado.

Si lo que necesitás es facturarle a un cliente, paramos acá. Si lo que necesitás es meter compras en Tango sin reescribir cada campo, seguí.

PDF, foto o XML: qué archivo entra y cuál se archiva

Antes de abrir Tango, mirá qué te mandó el proveedor.

El PDF limpio, el que sale del facturador del proveedor, se puede leer con IA. La foto del celular (JPG o PNG) o el PDF sucio (escaneo torcido, sello, sombra, captura) también: extraer, revisar y recién después armar la salida a Tango.

El XML de la factura electrónica es un archivo que existe en el circuito de ARCA. Trae CUIT, tipo, punto de venta, número, fechas, alícuotas e importes en campos. Si el proveedor lo adjuntó, archivarlo es razonable. FinPilot no lo lee. No lo parsea. No lo uses como input de la plataforma.

Regla práctica para FinPilot: cargá el PDF original o la foto. El XML, si llegó, a la carpeta de custodia.

Qué campos pide Tango (aunque dejes de tipear)

Aunque no cargues a mano, Tango pide las mismas cosas. En Compras el proceso es la registración de comprobantes: proveedor (Tango puede tomar datos desde ARCA a partir del CUIT), tipo y letra (factura, nota de crédito o débito; A, B o C), punto de venta de 5 dígitos, número de 8, fechas, condición de compra, netos, IVA por alícuota, percepciones si vienen, y el total.

Desde la adecuación a la RG 4290, buscar el 0001 implica ingresar 00001. Un punto de venta con cuatro dígitos es el error más tonto y el que más duele en el cruce del mes. Los otros clásicos: letra equivocada, IVA mal desglosado, una percepción que quedó en el PDF y no en el sistema, un vencimiento que existió solo en el mail.

Controles que siguen siendo del equipo

Hay dos chequeos que no deberías delegar.

El primero: constatar el CAE en ARCA (la ex AFIP) antes de tratar el comprobante como válido. Es un paso de proceso, no un botón que haya que dar por sentado.

El segundo: cruzar el lote contra Mis Comprobantes Recibidos cuando armás el cierre. Tango Gestión incluye esa comparación. Sirve para el período. No reemplaza un lugar donde vivan los archivos el resto del mes. El archivo estructurado práctico de ARCA para ese cruce es el XLS o CSV de Mis Comprobantes Recibidos. Conciliar contra ese XLS es una función que viene; hoy no está en FinPilot.

Si el CAE no cierra o Mis Comprobantes muestra un comprobante que vos no cargaste, paramos. No se graba para llegar.

Lo que ya hace Tango Delta 5 (y qué no pedirle)

Si ya estás en Delta 5, no tires esa función. La importación de comprobantes PDF con AI acorta la registración en Compras. Configurás orígenes (correo, carpeta o WhatsApp) y el sistema arma el comprobante. Material de partners de Axoft aclara que, en algunos circuitos, ese registro automático llega sin detalle de productos.

Pedile lo que es: un atajo de carga de PDF adentro del ERP. No le pidas que organice tres casillas, que avise vencimientos de un estudio con decenas de clientes, ni que clasifique gastos para un reporte.

Tango sigue siendo el sistema de gestión. Cualquier capa de afuera tiene que dejar un archivo listo para importar en Compras, no inventar otro ERP.

Flujo de operador: del archivo a Tango Compras

Este es el circuito que conviene estandarizar.

Definí la bandeja. Un criterio por empresa o por cliente. Dejá de cazar PDFs en hilos de “te mando la factura”.
Cargá lo que FinPilot lee: PDF, JPG o PNG. Si el proveedor adjuntó XML, archivarlo. No entra a la extracción.
Extraé lo que Tango necesita: CUIT, tipo y letra, punto de venta, número, fechas, netos, IVA, percepciones, total y vencimiento. La IA lee el PDF o la foto. Vos no reescribís.
Revisá en pantalla. Que el total cierre. Que el CUIT coincida con el proveedor de Tango. Si hay renglones y los necesitás, miralos.
Constatá el CAE en ARCA.
Exportá un Excel Tango-ready e importalo en Tango Compras. El camino es exportar e importar. Ahí Tango genera la cuenta corriente, el Libro IVA y el asiento.
Clasificá y seguí vencimientos. Una alerta y un reporte exportable evitan el Excel paralelo.

Un estudio gana si no repite el ritual cincuenta veces por semana. Una PyME gana si administración no vive entre el mail, Tango y la planilla de deudas.

Dónde se rompe el mes si cargás mal

Un punto de venta mal ingresado no se ve en el momento. Se ve cuando el Libro IVA no cruza con Mis Comprobantes. Una percepción de IIBB que no se cargó distorsiona el costo. Un vencimiento que quedó en el mail se traduce en interés o en un pago duplicado. Una nota de crédito cargada como factura da vuelta el saldo del proveedor.

Nada de eso se arregla tipeando más rápido. Se arregla con el archivo correcto (PDF o foto), una extracción revisada y un Excel listo para importar en Compras, no con Tango como lugar donde se reescribe el comprobante.

Dónde entra FinPilot

FinPilot (finpilot.ar; no lo confundas con finpilot.ai, que es otra empresa, de Seattle) extrae, organiza y sigue facturas de proveedores en PDF, JPG y PNG. Cuando los datos están revisados, exportás un Excel Tango-ready, listo para importar en Tango Compras. También clasifica, avisa vencimientos y exporta reportes. No lee XML.

Está pensado para estudios contables y para equipos de finanzas o administración de PyMEs que ya viven en Tango. No emite facturas de venta. No reemplaza ARCA. No te pide que dejes el ERP.

Si Delta 5 te alcanza para un PDF limpio y no te importa el detalle de productos, usalo. Si el día a día es una mezcla de fotos y PDFs, y necesitás vencimientos y clasificación antes de importar, esa es la capa que le saca el tipeo de encima al equipo de finanzas.

Para ver el flujo con tus propios comprobantes, agendá una demo o registrate gratis en https://finpilot.ar