Estudio contable: cómo dejar de cargar comprobantes a mano
Guía para estudios que cargan compras de muchos clientes en Tango. PDF o foto in, Excel Tango-ready out, listo para importar en Compras.
Si tenés un estudio, la semana tipo no empieza en el Libro IVA. Empieza en el teléfono. Un cliente manda un PDF por WhatsApp. Otro manda una foto sacada de costado. Un tercero dice que está todo en Mis Comprobantes y no adjunta nada. El encargado de carga abre Tango y tipea proveedor, tipo, punto de venta, número, fecha, neto, IVA, percepciones y vencimiento. A la tarde aparece el mismo comprobante en otro mail. El viernes el socio pregunta por el cierre y la respuesta es la de siempre: todavía estamos cargando compras.
El problema no es que el estudio no sepa liquidar. Si atendés decenas de clientes, el mes se come en el ingreso. Más horas de tipeo no escalan. Escala un proceso que junta los archivos, extrae los datos una vez y deja un Excel listo para importar en Tango Compras.
El circuito que se come el mes
Llegan comprobantes sueltos: PDF, captura, XML si hay suerte. Alguien entra a Mis Comprobantes Recibidos de ARCA (AFIP) para ver qué falta. Se tipea cada factura de compra en Tango. Recién ahí el estudio hace el cierre.
Si pensás en 50 clientes, el cuello no está en el cierre. Está en la cadena: PDFs sueltos, Mis Comprobantes, tipeo en Tango, y recién después el cierre.
Dónde se va el tiempo
Buscar el archivo. Abrir el PDF. Pasar a Tango campo por campo. Cruzar después con Mis Comprobantes. El error que duele es el comprobante que no entró, el vencimiento que quedó en un Excel y el proveedor que se paga tarde.
Cerrá el lote antes de abrir Tango
No tipear hasta tener el lote del período. Pedile al cliente una sola vía de envío. Para cargar en FinPilot: PDF, JPG o PNG. Si el cliente adjunta el XML, archivarlo; FinPilot no lo lee. Mis Comprobantes Recibidos no es un gestor de facturas: es el listado de ARCA. Sirve para controlar faltantes. El XLS o CSV que se baja de ahí es el archivo práctico para conciliar; esa conciliación viene, todavía no está en la plataforma.
Checklist: CUIT y razón social; tipo, punto y número; fecha del período; neto gravado/no gravado/exento; alícuotas y percepciones; total y vencimiento; que no esté ya en Tango.
PDF, foto y XML no se trabajan igual
El PDF nítido se extrae bien. La foto (JPG o PNG) entra, con más revisión. El XML ya trae los campos, pero no es un input de FinPilot: si llegó, se archiva. Criterio escrito para el cliente: mandanos PDF o foto. El XML, si lo tienen, que lo guarden.
Los vencimientos que se pierden en la planilla
Tener las compras en un solo lugar, con alerta de vencimiento, evita que el vencimiento exista solo adentro del PDF.
Qué hace FinPilot (y qué sigue siendo del estudio)
FinPilot (https://finpilot.ar) no emite facturas y no es un chat normativo. Extrae, organiza y hace seguimiento de facturas de proveedores en PDF, JPG y PNG. Cuando los datos están revisados, exportás un Excel Tango-ready, listo para importar en Tango Compras. Dashboard, alertas de vencimiento. No lee XML. No hace el cierre de IVA. No reemplaza el ojo del socio.
Cómo probarlo
Elegí los clientes que más archivos sueltos mandan. Procesá un período. Compará tipeo vs revisar datos ya extraídos y exportar el Excel. Demo o registro gratis en https://finpilot.ar