Checklist de cierre mensual de compras en Tango

El día del cierre no se discute el asiento. Se discute lo que no está. Falta una factura que el proveedor mandó por WhatsApp. Otra está en Mis Comprobantes Recibidos y no en Tango. Una percepción de IIBB quedó en el PDF. Alguien quiere “cerrar ya” y el encargado de carga todavía junta archivos. El mes se come ahí, no en el Libro IVA.

Esta es una checklist de operador para el cierre mensual de compras en Tango Gestión / Tango Compras. El orden importa: primero el lote, después el cruce, después el lock. No sirve para emitir facturas de venta. No reemplaza ARCA. No hace el cierre de IVA. Sirve para no fijar Fechas de cierre con el período todavía agujereado.

Para qué sirve Fechas de cierre (y cuándo no tocarla)

Tango tiene el proceso Fechas de cierre. Evita registrar comprobantes en períodos ya validados, o sea, cerrados para nuevos ingresos. Material de partners de Delta 4 lo describe así: el lock complementa los controles de fecha de Parámetros de Compras, donde configurás si una fecha futura se permite, se pide confirmación o se bloquea. Las retenciones emitidas a mano también quedan sujetas a Fechas de cierre: si fijás, por ejemplo, el 31/08 para órdenes de pago y retenciones, no vas a poder registrar retenciones con fecha anterior a esa.

Eso es un candado. No es el cierre. Cerrar compras es completar el lote, cruzar contra ARCA y corregir lo que no cierra. Recién después, Fechas de cierre. Si lockeás antes, el faltante que aparece el lunes no entra al período: Tango te lo impide.

Los controles de fecha futura y el lock del período se usan juntos. Uno frena el tipeo descuidado. El otro cierra el mes. Ninguno reemplaza el checklist de operador.

Checklist: no lockees hasta que esto esté hecho

Este es el circuito. El orden importa.

1. Juntá los archivos del período. Un criterio por empresa o por cliente. PDF, JPG o PNG en un solo lugar. Si llegó XML, archivarlo; no es el input de este flujo ni de FinPilot.
2. Bajá el XLS de Mis Comprobantes Recibidos en ARCA, con clave fiscal, del período que estás cerrando. Corré en Tango Compras | Procesos periódicos | Mis comprobantes AFIP. Importá ese Excel y compará contra Compras. La guía completa de ese cruce está en Cómo cruzar Mis Comprobantes Recibidos con Tango Compras. Acá no la repetimos: pendientes (están en ARCA y no en Tango) y diferencias (están en los dos lados, pero no coinciden).
3. Limpiá pendientes y diferencias. Para cada pendiente, conseguí el PDF o la foto y cargalo. Para cada diferencia, abrí el comprobante y el registro en Tango; corregí importe, fecha o tipo. No recargues desde la planilla de ARCA. El camino práctico para un lote de faltantes: extraer, revisar y exportar un Excel Tango-ready para importar en Tango Compras.
4. Spot-check antes de dar por cerrado. Percepciones de IIBB e IVA que vinieron en el PDF y no en el sistema. Notas de crédito o débito cargadas como factura. Puntos de venta de 5 dígitos (desde la RG 4290, 0001 es 00001). Vencimientos que existieron solo en WhatsApp.
5. Constatá el CAE de los dudosos en ARCA. Si el CAE no cierra o Mis Comprobantes muestra un comprobante que no podés sostener con un archivo, paramos. No se graba para llegar.
6. Recién ahí, Fechas de cierre. Volvé a correr la comparación. Si no quedan pendientes ni diferencias que te importen, lockeá el período.

Un punto de venta de cuatro dígitos, una letra equivocada o una NC mal tipificada se ven en este circuito, no el día que tipeaste. Por eso el lock va al final.

Dónde se rompe el mes si lockeás antes

Cinco fallos clásicos. Todos se ven después, cuando el período ya no admite el comprobante.

El faltante contra Mis Comprobantes: ARCA dice que te facturaron y Compras no lo tiene. El XLS es lista de control, no bandeja de archivos.

El punto de venta de cuatro dígitos: busca 0001 y Tango espera 00001. El cruce no concilia.

La letra equivocada: A, B o C mal cargada. Mis Comprobantes lo marca como diferencia, no como pendiente.

Las percepciones: IIBB o IVA que estaban en el PDF y no entraron. Distorsionan el costo y el Libro IVA.

La NC cargada como factura: da vuelta el saldo del proveedor. El vencimiento que quedó en un hilo de WhatsApp no llega al pago; llega como interés o como duplicado.

Nada de eso se arregla tipeando más rápido el viernes. Se arregla con el lote armado, el cruce corrido y el Excel importado antes de Fechas de cierre.

Dónde entra FinPilot (antes del lock)

FacturoFacil, YoFacturo y el resto de los facturadores resuelven la punta de emisión. Este flujo es al revés: compras. El comprobante ya existe. Hay que dejarlo en Tango Compras, revisado, antes de cerrar el período.

Si ya estás en Delta 5, no tires esa función. La importación de PDF con AI adentro del ERP acorta la registración de un PDF limpio. Pedile lo que es. El día a día del cierre suele ser otra cosa: fotos de WhatsApp, escaneos y un lote de faltantes que el cruce acaba de marcar.

FinPilot no importa el XLS de Mis Comprobantes Recibidos. Esa conciliación es una función que viene; hoy no está. Tampoco lee XML. El import de FinPilot es PDF, JPG o PNG. Tango ya hace la comparación. FinPilot entra cuando ya sabés cuáles facturas faltan, antes de lockear:

1. Cargá esos PDF o fotos.
2. Extraé lo que Tango pide: CUIT, tipo y letra, punto de venta, número, fechas, netos, IVA, percepciones, total.
3. Revisá en pantalla. Que el total cierre. Que el CUIT coincida con el proveedor de Tango.
4. Exportá un Excel Tango-ready e importalo en Tango Compras. El camino es exportar e importar. No hay API, no hay “sincronizar Tango”, no hay sync en vivo.
5. Re-corré Mis comprobantes AFIP. El pendiente debería desaparecer del listado de control. Recién después, Fechas de cierre.

Si el día a día es cargar compras sin tipear, esa guía está en Cómo cargar facturas de proveedores en Tango sin tipear. Si el cuello es un estudio con muchos clientes y archivos sueltos, Estudio contable: cómo dejar de cargar comprobantes a mano. Si te llega XML y no sabés qué hacer con él, XML de factura de compra: para qué existe y qué archivo usar hoy. Qué es el producto, en una página: Qué es FinPilot.

Qué no mezclar

Tres confusiones que alargan el viernes.

La primera: tratar Fechas de cierre como el cierre. Es el candado. Si el lote no está completo, el lock solo garantiza que el faltante quede afuera del período.

La segunda: tratar Mis Comprobantes como si fuera la carpeta de facturas. Es una lista de control. El PDF y la foto siguen haciendo falta. El XLS de ARCA entra a Tango, en el proceso periódico. No entra a FinPilot.

La tercera: pedirle a una herramienta de afuera que “actualice Tango” o que haga el cierre de IVA. Tango se actualiza cuando importás un archivo en Compras. El cierre fiscal sigue siendo tuyo, en ARCA y en el estudio. Cualquier otra promesa —API, sync, “se sincroniza solo”, “reemplaza ARCA”— no es este producto y no es este ERP.

Dónde entra FinPilot

FinPilot (https://finpilot.ar; no lo confundas con finpilot.ai, que es otra empresa, de Seattle) extrae, organiza y sigue facturas de proveedores en PDF, JPG y PNG. Cuando los datos están revisados, exportás un Excel Tango-ready, listo para importar en Tango Compras. No lee XML. No importa el XLS de Mis Comprobantes Recibidos. No reemplaza ARCA. No hace el cierre de IVA. No emite facturas de venta.

El cierre sigue siendo tuyo: juntás el lote, Tango compara, vos completás los faltantes, y recién después lockeás el período. FinPilot acorta el tramo entre “este comprobante no está en Compras” y “este comprobante ya se importó”, a tiempo para Fechas de cierre.

Para ver el flujo con tus propios comprobantes, agendá una demo o registrate en https://finpilot.ar